Ruku vzhůru všichni ti z vás, kteří máte e-mail propojený s mobilním telefonem. Kontrola inboxu s e-maily je vysoce návyková. Můžeme se na ní dokonce stát závislými. Neustálá kontrola e-mailů je jako droga. Léčit se však můžeme teprve tehdy, když si tuto závislost přiznáme.
Ok, katastrofické předpovědi si nechme pro filmové scénáře Stevena Spielberga.
Ze psychologického pohledu se závislost na kontrolování e-mailu spojuje s takzvaným systémem operačního podmiňování. Takové operační podmiňování je součástí fungování naší mysli.
Vysvětlím to přímo na příkladu e-mailingu. Naše mysl dostane bliknutím ikonky (která hovoří o novém e-mailu) podnět a na jeho základě provede další krok (otevření e-mailu). Následuje další podnět, odpověď na e-mail.
Toto vše plyne z naší nekonečné a hluboce zakořeněné zvědavosti. Stejný princip se projevuje iv případě messengeru na Facebooku, Viberu či další dobře známé aplikaci, WhatsApp.
Neustálá kontrola e-mailové schránky způsobuje, že se nedokážeme déle soustředit a koncentrovat na jednu věc.
E-mail je považován za primární příčinu rozptýlení na pracovišti. Můžete samozřejmě namítat.
„Když odpovídám na e-maily, nepracuji?“ Tak to samozřejmě není. Jde spíše o to, abyste 345x během pracovní doby na e-maily nemysleli a nekontrolovali je.
Lidé totiž svůj inbox kontrolují častěji, než si myslí. Pokud i e-mail přímo fyzicky nezkontrolují, minimálně na jeho kontrolu myslí. To už zní docela znepokojivě.
Průměrnému pracovníkovi podle statistik přijde denně 100 – 200 e-mailů. Pokud připustíme, že odpověď na každý e-mail by pracovníkovi zabrala byť jen 1 minutu, na konci dne bychom přišli na to, že nad mailingem jsme strávili 2, možná až 3 hodiny.
Klíčem k výhře nad tímto zlozvykem je sebeovládání. V první řadě se musíte naučit zvládnout sebe. Teprve potom hledejte pomoc při různých nástrojích a toolech, které práci s e-maily usnadňují a zefektivňují.
Neustálé kontrolování e-mailové schránky dokonce patří k určité formě prokrastinace. Ruku v ruce s prokrastinací jde rozptýlení. Toto spojení pak v konečném důsledku způsobuje, že v práci neděláme to, co bychom měli nebo nám to trvá podstatně déle. A to se pořád bavíme jen o kontrole e-mailů. Nemluvím o neustálém pípání Facebooku a dalších aplikací, přes které komunikujeme.
Jak s tím bojovat?
1.) Vypněte si notifikace
Žádná kaše se nejí tak horká. Nemusíte přece na e-mail odpovědět v momentě, kdy vám přijde. Pokud by už by šlo o nějakou velmi důležitou informaci, která nepočká, telefon máte zapnutý, dotyčný vás může kontaktovat i telefonicky.
2.) Pozor na multitasking
Studie dokázaly, že multitasking může vést k nesprávnému zpracování informací a ty se potom špatně uloží v paměti.
3.) Více organizace = méně stresu
Různou poštu směřujte do různých složek. Důležité je umět si e-maily správně zorganizovat. Prioritní e-maily, které vyžadují rychlé reakce směřujte do speciální složky a ostatní do další, ve které e-maily chvíli počkají.
4.) Nastavte si hranice.
Nastavte si časovač nebo budík, který vás upozorní, když vám vyprší čas, který jste měli určen mě mailing. Kromě práce by vám měly stačit maximálně 4 hodiny strávené se zařízeními jako je mobil, notebook či tablet.
5.) Nepište si maily mezi sebou v kanceláři.
Prý až 63% zpráv se posílá v rámci firmy kolegům, kteří sedí vedle. Nebylo by jednodušší informace si říct? Pozor však, abyste se nezakecali. To by pak bylo kontraproduktivní. A nemířím to jen na ženy 🙂
Přestože lidé nenávidí e-maily, paradoxně milují ten pocit, když jim přijde nový e-mail, který rozbliká ikonku na mobilu.
Řešením je jasně si určit, kolikrát za den si přejdete e-mailovou schránku. Předejdete tak stresu z častého prohlížení a kontroly schránky. Život by se neměl točit jen kolem neustálé kontroly vašeho notebooku, telefonu nebo tabletu. V dlouhodobém horizontu by to mohlo způsobit, že vám bude zbývat stále méně času na vaše blízké, rodinu, přátele, koníčky či sport.
Patříte mezi ty, kteří vnímají e-mailovou schránku, jako svého nepřítele nebo jste se spolu skamarádili? Napište nám o tom do komentářů 🙂
Pokud se ti naše články líbí, podpoř nás prosím svým hlasem v soutěži Bloger Roku 2015. Za hlasování získáš i dárek. Děkujeme! 🙂
