Caflou je český online systém pro řízení firmy, který spojuje CRM, projekty, úkoly, fakturaci, cash flow, týmovou spolupráci a automatizace do jednoho prostředí. V této recenzi jsem se podíval na aktuální český ceník, funkce, limity tarifů, podporu, uživatelská hodnocení i alternativy vhodné pro české firmy.
Rychlé shrnutí
Caflou hodnotím 9/10 a považuji ho za velmi zajímavé řešení zejména pro malé a střední firmy poskytující služby. Největší výhodou je propojení CRM, projektů, financí, fakturace, cash flow a automatizací. Nevýhodou může být širší rozsah funkcí, pokud hledáte pouze jednoduché CRM nebo projektový nástroj.
Silnou stránkou je i výborná lokalizace pro český trh, bezplatný základní tarif a 14denní vyzkoušení placených tarifů. Caflou dává největší smysl firmám, které dnes používají více samostatných nástrojů a chtějí klienty, projekty, faktury, náklady, výnosy a tým řídit z jednoho systému.
Co je Caflou?
Caflou je cloudový systém pro řízení firmy, který kombinuje CRM, projektové řízení, organizaci práce, fakturaci a finanční přehled. Poskytovatel ho zaměřuje především na menší a střední firmy, které chtějí omezit přepínání mezi více aplikacemi a mít zákazníky, úkoly, projekty, dokumenty i ekonomiku na jednom místě.
V praxi můžete v Caflou spravovat kontakty a obchodní případy, plánovat projekty a úkoly, měřit čas, sledovat kapacity týmu, vystavovat faktury, evidovat přijaté faktury, pracovat s rozpočty a sledovat cash flow celé firmy i jednotlivých projektů.
Právě propojení obchodní, projektové a finanční části je hlavní rozdíl oproti klasickému CRM. Zatímco jednoduché CRM končí u zákazníka a obchodního případu, Caflou dokáže pokračovat přes realizaci projektu až k fakturaci, nákladům, výnosům a vyhodnocení ziskovosti.
Cena a tarify
Caflou nabízí bezplatný tarif Želva a placené tarify Pstruh, Kapr a Delfín. Při měsíční platbě aktuální český ceník zobrazuje Pstruh za 379 Kč měsíčně, Kapra za 999 Kč měsíčně a Delfína za 4 999 Kč měsíčně. Ceny jsou bez DPH a při roční platbě Caflou uvádí úsporu 20 %.
| Tarif | Cena při měsíční platbě | Pro koho | Vybrané limity |
|---|---|---|---|
| Želva | Zdarma | Začínající podnikatelé | 1 uživatel, 100 objektů, 1 automatizace, 10 API dotazů/měsíc, 100 MB souborů |
| Pstruh | 379 Kč/měsíc | Profesionálové | 1 uživatel, omezené automatizace a AI, 5 digitálních podpisů a 5 vytěžení faktur měsíčně, 60 API dotazů/měsíc |
| Kapr | 999 Kč/měsíc | Rostoucí firmy | 15 digitálních podpisů a 15 vytěžení faktur měsíčně, 12 000 API dotazů/měsíc |
| Delfín | 4 999 Kč/měsíc | Větší týmy | 100 digitálních podpisů a 100 vytěžení faktur měsíčně, 600 000 API dotazů/měsíc |
Placené tarify si můžete podle aktuálního ceníku vyzkoušet 14 dní zdarma. Při výběru tarifu bych nesledoval pouze cenu, ale především počet uživatelů a limity automatizací, API, digitálních podpisů a automatického vytěžování faktur. U většího týmu může právě konfigurace uživatelů výrazně ovlivnit výslednou cenu.
Tip: Všechny aktuální slevy a kupóny najdete v sekci slevy. Před objednáním Caflou doporučuji zkontrolovat aktuální počet uživatelů a limity vybraného tarifu, protože výsledná cena se u některých konfigurací může měnit.
Funkce a parametry
Caflou pokrývá většinu klíčových procesů servisní firmy od prvního kontaktu se zákazníkem až po vyhodnocení ziskovosti projektu. V jednom systému najdete CRM, obchodní případy, projekty, úkoly, výkazy práce, fakturaci, cash flow, kapacity týmu, automatizace, dokumenty a reporty. Výhodou je, že jednotlivé moduly pracují se společnými daty.
CRM a obchodní případy
CRM v Caflou slouží k evidenci zákazníků, dodavatelů, kontaktů a celého obchodního procesu. U jednoho klienta můžete mít přehled o aktivitách, nabídkách, smlouvách, fakturách, projektech a dokumentech. Obchodní případy lze sledovat v pipeline a následně je přirozeně propojit s projektem nebo fakturací.
Pro servisní firmu je praktické, že obchodní data nekončí v izolovaném CRM. Po získání zakázky můžete na stejné informace navázat rozpočtem, projektem, úkoly, výkazy práce a fakturami. Snižuje se tak potřeba ručně přepisovat údaje mezi více systémy.
Projekty, úkoly a kapacity týmu
Projektové řízení v Caflou zahrnuje plánování úkolů, termínů, odpovědností, kapacit i ekonomiky projektu. Projekty můžete sledovat přes Kanban, Ganttův diagram nebo WBS a zároveň měřit čas či pracovní vytížení. Silnou stránkou je propojení projektových úkolů s rozpočtem, náklady, výnosy a výslednou ziskovostí.
V týmu můžete přidělovat úkoly podle dostupných kapacit, sledovat odpracovaný čas a porovnávat plán se skutečností. U agentur, konzultantů nebo IT firem je to užitečné hlavně tehdy, když potřebujete vědět nejen to, zda byl projekt dokončen, ale také zda byl ekonomicky úspěšný.
Fakturace, náklady a cash flow
Caflou propojuje vydané a přijaté faktury s projekty, zákazníky a cash flow, takže finanční pohled není oddělený od každodenní práce. Fakturu můžete vytvořit z nabídky, výkazu práce nebo projektu, evidovat dodavatelské doklady a sledovat příjmy, výdaje, rozpočty či očekávané peněžní toky firmy.
Systém podporuje také párování bankovních pohybů, práci s ceníkem a skladovými položkami nebo export dat do účetních nástrojů. Pro majitele firmy je důležitý především pohled na cash flow a ziskovost podle projektu, klienta nebo pracovníka, nikoli jen samotné vystavení faktury.
Automatizace a AI
Caflou umožňuje automatizovat rutinní procesy bez programování a průběžně rozšiřuje také AI funkce. Automatizace mohou vytvářet úkoly, projekty či kontakty podle pravidel, pracovat s opakovanými procesy a omezovat množství ručního zadávání. AI se využívá například při zpracování faktur a plánování finančních údajů.
Zajímavou novinkou je také MCP server. Caflou uvádí, že díky němu lze s účtem pracovat přímo z nástrojů jako Claude nebo ChatGPT při zachování oprávnění účtu. Pro firmy, které chtějí propojovat interní data s AI pracovními postupy, jde o perspektivní funkci.
Integrace a API
Caflou nabízí API a možnosti propojení s dalšími firemními nástroji, takže nemusíte všechny procesy přesouvat do jediné aplikace. Integrace jsou důležité zejména u účetnictví, bank, e-mailů a automatizačních platforem. Konkrétní limit API dotazů však závisí na zvoleném tarifu a u nižších tarifů je výrazně omezený.
Pokud máte vlastní interní systémy nebo větší objem automatizací, limity API bych kontroloval ještě před migrací. Pro běžnou menší firmu nemusí být problémem, ale při intenzivním propojení více aplikací se rozdíl mezi tarify stává podstatný.
Výhody
Největší výhodou Caflou je šíře funkcí a jejich vzájemné propojení. Místo samostatného CRM, projektového nástroje, evidence času, fakturace a tabulky pro cash flow můžete většinu procesů řídit v jednom systému. To je zajímavé zejména pro firmy poskytující služby, které potřebují propojovat klienta, projekt a jeho ekonomiku.
- CRM, projekty, úkoly, fakturace a finance v jednom systému,
- sledování rozpočtů, nákladů, výnosů a cash flow,
- Kanban, Gantt a WBS pro projektové řízení,
- měření času a plánování kapacit týmu,
- automatizace bez programování,
- AI funkce a podpora MCP serveru,
- česká lokalizace a silné regionální zázemí,
- bezplatný základní tarif a možnost vyzkoušet placené tarify,
- API a možnosti integrace s dalšími nástroji,
- přehled o ziskovosti projektů a klientů.
Nevýhody
Caflou nemusí být ideální, pokud hledáte pouze jednoduché CRM nebo velmi úzce zaměřený projektový nástroj. Šíře funkcí znamená více možností nastavení a při prvním nasazení je potřeba promyslet procesy, uživatelské role a automatizace. U nižších tarifů jsou navíc některé limity API, automatizací a AI citelnější.
- více funkcí znamená náročnější prvotní nastavení než u jednoduchého CRM,
- výsledná cena se při rostoucím týmu může zvýšit podle konfigurace uživatelů,
- nižší tarify mají výrazné limity API a některých automatizačních funkcí,
- pokud využíváte pouze jednu či dvě funkce, může být specializovaný nástroj jednodušší,
- migrace z více existujících systémů může vyžadovat důkladnou přípravu procesů a dat.
Moje zkušenosti
Pro tuto recenzi jsem prošel aktuální český ceník, funkce, dokumentaci, podporu a nezávislé uživatelské recenze Caflou. Nemám za sebou dlouhodobé každodenní nasazení Caflou ve vlastní firmě, proto nebudu předstírat zkušenost, kterou nemám. Hodnotím především praktičnost funkcí, cenový model a vhodnost pro české malé a střední firmy.
Nejsilněji na mě působí propojení projektu s ekonomikou. Mnoho nástrojů dobře řeší úkoly nebo CRM, ale až v samostatné tabulce pak zjišťujete, kolik projekt skutečně vydělal. Caflou se snaží tyto informace držet přímo u zákazníka a projektu, což je pro agentury a servisní firmy praktické.
Líbí se mi také, že systém není jen „CRM s úkoly“. Obsahuje fakturaci, přijaté doklady, cash flow, rozpočty, kapacity týmu a automatizace. Pokud však už máte kvalitní účetní, projektový a CRM systém a všechna propojení fungují, migrace pouze kvůli konsolidaci nemusí být automaticky výhodná.
Za důležitý považuji bezplatný vstupní tarif a možnost zkušebního provozu. Před placeným nasazením bych si vytvořil reálný projekt, zákazníka, několik úkolů a faktur a otestoval vlastní workflow. U all-in-one systému je důležitější než seznam funkcí to, zda odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně pracuje.
Recenze uživatelů
Uživatelská hodnocení Caflou jsou velmi pozitivní, i když počet nezávislých recenzí je menší než u globálních CRM platforem. Capterra měla při kontrole v září 2026 hodnocení 5,0 z 5 z 28 recenzí, jednoduchost používání 4,8 z 5 a zákaznickou podporu 5,0 z 5. G2 uvádělo 4,8 z 5 ze 6 recenzí.
V uživatelských zkušenostech se opakuje pochvala přehlednosti, práce s cash flow, projekty a zákazníky. Pozitivně se hodnotí také podpora a schopnost systému nahradit více samostatných aplikací. Na druhou stranu je potřeba počítat s tím, že G2 má u Caflou zatím velmi malý vzorek hodnocení, takže samotné skóre bych nepřeceňoval.
Alternativy
Nejzajímavější alternativy k Caflou jsou Odoo, FLOWii a Pipedrive, ale každá cílí na trochu jiný typ firmy. Odoo je širší modulární ERP ekosystém, FLOWii je regionální all-in-one řešení velmi blízké Caflou a Pipedrive je především prodejní CRM s možností projektového řízení. Výběr proto závisí na hlavním procesu vaší firmy.
Odoo
Odoo je vhodnější, pokud chcete rozsáhlý modulární ERP systém a plánujete propojit CRM s účetnictvím, prodejem, skladem, nákupem nebo dalšími firemními procesy. Jeho ekosystém je širší než Caflou, což přináší větší flexibilitu, ale zpravidla také více možností konfigurace a náročnější zavedení do firmy.
Caflou bych upřednostnil u malé nebo střední servisní firmy, která chce kompaktní systém pro klienty, projekty, tým a finance bez budování rozsáhlého ERP. Odoo je zajímavější tam, kde potřebujete pokrýt více oddělení a procesů jednou modulární platformou.
FLOWii
FLOWii je Caflou velmi blízká alternativa, protože kombinuje CRM, zakázky, projekty, úkoly, finance, fakturaci a další firemní agendy. Zaměřuje se na slovenské a české firmy a nabízí také funkce jako docházka nebo sklad. Pokud chcete regionální all-in-one řešení, FLOWii patří mezi nejlogičtější systémy k přímému porovnání.
Caflou na mě působí silněji v propojení projektové ekonomiky, cash flow a moderních automatizací včetně AI. FLOWii může být zajímavější, pokud chcete v jednom prostředí řešit také docházku nebo sklad a vyhovuje vám jeho lokální zaměření a způsob práce.
Pipedrive
Pipedrive je vhodnější alternativa, pokud je pro vás nejdůležitější prodejní proces, obchodní pipeline a práce obchodního týmu. Je postavený primárně jako CRM a projektové řízení doplňuje přes Projects. Caflou jde více do fakturace, cash flow, rozpočtů a celkové ekonomiky firmy, takže je univerzálnější mimo samotný prodej.
Pipedrive bych volil v případě, že firma potřebuje špičkově zaměřené CRM pro obchodníky a ostatní procesy už řeší jinde. Caflou je vhodnější, pokud chcete obchodní případ po uzavření dále vést přes realizaci projektu, výkazy práce, náklady, fakturu a vyhodnocení ziskovosti.
Podpora a kontakt
Caflou poskytuje online podporu, chat a rozsáhlé vzdělávací centrum s návody od základního používání až po pokročilé automatizace. Česká verze webu uvádí pro podporu e-mail podpora@caflou.cz a k dispozici je také online chat. Pro české firmy je výhodou, že produkt i podpora mají domácí zázemí.
Provozovatelem je Petr Macek & Co. s.r.o. se sídlem v Praze. Pro firmy, které zavádějí Caflou ve větším rozsahu, je důležité, že placené tarify a partneři nabízejí také konzultační a implementační služby. Před migrací většího množství firemních dat bych jejich využití alespoň zvážil.
Shrnutí a hodnocení
Caflou hodnotím 9/10 a doporučuji ho firmám, které chtějí propojit CRM, projekty, tým a finance do jednoho systému. Největší výhodou je kombinace projektového řízení s cash flow a ziskovostí. Slabší stránkou je vyšší komplexnost oproti jednoduchému CRM a limity některých funkcí v levnějších tarifech.
Caflou doporučuji marketingovým a digitálním agenturám, IT firmám, konzultantům, stavebním a projektovým firmám, účetním či profesionálním službám a menším týmům, které dnes používají několik oddělených aplikací pro klienty, projekty, faktury a firemní finance.
Caflou nemusí být ideální, pokud potřebujete pouze jednoduchou evidenci kontaktů nebo samostatný task manager. V takovém případě může být specializovaný nástroj levnější a jednodušší. U komplexnější servisní firmy však dává Caflou smysl právě proto, že propojuje obchod, realizaci a ekonomiku bez nutnosti ručně přenášet data mezi více aplikacemi.
Často kladené otázky
U Caflou se nejčastěji řeší cena, bezplatný tarif, fakturace, CRM, projektové řízení a vhodnost pro konkrétní typ firmy. Důležité je chápat, že Caflou není pouze CRM ani pouze projektový systém. Je navržené jako propojené firemní prostředí, ve kterém se zákazník, projekt, práce týmu a finance setkávají v jedné databázi.
Je Caflou zdarma?
Ano, Caflou nabízí bezplatný tarif Želva určený především pro začínající podnikatele. Aktuálně zahrnuje jednoho uživatele, limit 100 objektů, jednu automatizaci, 10 API dotazů měsíčně a 100 MB prostoru pro soubory. Pro reálný týmový provoz nebo intenzivnější automatizace budete pravděpodobně potřebovat placený tarif.
Kolik stojí Caflou?
Při měsíční platbě český ceník v říjnu 2026 zobrazoval Pstruh za 379 Kč, Kapra za 999 Kč a Delfína za 4 999 Kč měsíčně bez DPH. Caflou uvádí 20% úsporu při roční platbě. U tarifů s volitelným počtem uživatelů se výsledná cena může měnit podle konkrétní konfigurace týmu.
Má Caflou CRM?
Ano, Caflou obsahuje CRM pro správu zákazníků, dodavatelů, kontaktů a obchodních případů. CRM je propojené s nabídkami, smlouvami, projekty, úkoly, fakturami a dokumenty. Výhodou je, že po uzavření obchodu nemusíte zakázku přesouvat do úplně jiného systému, ale můžete plynule pokračovat realizací projektu.
Má Caflou projektové řízení?
Ano, Caflou nabízí projektové řízení včetně úkolů, termínů, odpovědností, Ganttova diagramu, Kanbanu, WBS, výkazů času a plánování kapacit. Projekty jsou propojené s rozpočty, náklady, fakturací a cash flow. Díky tomu můžete sledovat nejen stav projektu, ale také jeho ekonomický výsledek a ziskovost.
Umí Caflou vystavovat faktury?
Ano, Caflou podporuje vydané i přijaté faktury a dokáže je propojovat s klienty, projekty a finančními přehledy. Faktury můžete vytvářet například z nabídek nebo výkazů práce, sledovat platby a používat údaje při plánování cash flow. Vyšší tarify zahrnují také větší limity automatického vytěžování faktur.
Je Caflou v češtině?
Ano, Caflou je český produkt s plnohodnotným českým webem, rozhraním, ceníkem i podporou. Pro české uživatele je výhodou domácí zázemí a lokální zaměření systému. Při výběru firemního softwaru to může usnadnit zavedení zejména v týmech, které nechtějí pracovat pouze v angličtině.
Pro koho je Caflou nejvhodnější?
Caflou je nejvhodnější pro malé a střední servisní firmy, které potřebují v jednom systému CRM, projekty, týmovou práci, fakturaci a finanční přehled. Největší přínos má tehdy, když chcete sledovat celý proces od získání klienta přes realizaci zakázky až po fakturu, náklady, cash flow a konečnou ziskovost projektu.
